CITSM Personalwesen

2. Personalmarketing

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Personalmarketing wird häufig auch als Personalbeschaffung bezeichnet und kann in internes und externes Personalmarketing unterschieden werden. Die wichtigsten Aufgaben des Personalmarketings sind die Beschaffung und Auswahl von Personal, Einsatzplanung, Personalbindung und -erhaltung. Darüber hinaus stellt auch die Entwicklung einer Unternehmenskultur und eines Leitbildes einen wichtigen Aspekt des Personalmarketings dar.

Inhalt Kurzskript Personalwesen

Einführung - Grundlagen und Begriffsbestimmungen
Kapitel 1 - Personalplanung
Kapitel 2 - Personalmarketing
Kapitel 3 - Personalentwicklung (PE)
Kapitel 4 - Betriebliche Ausbildung
Kapitel 5 - Fortbildung, Karriereplanung und Arbeitsorganisation





Es soll der ermittelte Bedarf in qualitativer, quantitativer, örtlicher und zeitlicher Hinsicht, durch konkrete Maßnahmen beschafft werden. Personalbeschaffung sorgt für ausreichende Zahl der Mitarbeiter und schafft eine positive Identifikation der MA mit dem Unternehmen.
Die Beschaffung des geplanten Bedarfes kann in zwei wesentliche Bereiche unterteilt werden, die interne Personalbeschaffung und externe Personalbeschaffung.

Wie sind Mitarbeiterverhältnisse im Unternehmen zu unterteilen?

  • Arbeitnehmer: privatrechtliche Verträge; leisten Arbeit und Dienste
  • Freie MA: ebenso Dienstvertrag (manchmal Werksvertrag), nicht in betriebliche Organisation eingebunden , unabhängiger aber geringerer arbeitsrechtlicher Schutz
  • Sonderformen: Leiharbeiter, Zivi, Werkstudent, Praktikant


Wie soll Personal beschafft werden?

  • Intern, extern?
  • selbst oder durch Personalagentur?
  • fest angestellter MA oder freier MA?
  • Förderung, ABM, o.ä.?
  • Schwierigkeit der Aufgabe, die MA zu erfüllen hat
  • Kosten der Beschaffung
  • nach welchem Auswahlverfahren

Wie läuft die Personalbeschaffung ab?

  • Personal anfordern
  • Beschaffungswege gestalten
  • Bewerbungen auswerten
  • Personal auswählen
  • Einarbeiten




2.1 Interne Personalbeschaffung

Bezeichnet eine Stellenausschreibung innerhalb eines Unternehmens, bezieht sich auf bereits vorhandenes Personal und erfolgt über:

  • interne Stellenausschreibung („schwarzes Brett“ oder Intranet, innerbetriebliche Info- und Kommunikationssystem): kann vom BR gefordert werden (§93Betr.VG)
  • projektbezogene Rationalisierung und Nutzung der freiwerdenden Kapazitäten an anderer Stelle
  • kontinuierliche Verbesserung (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP) der Arbeitsvorgänge (lfd. Rationalisierung)
  • eigene Ausbildung/Übernahme von Auszubildenden in Fachfunktionen
  • Weiter- & Fortbildungsmöglichkeiten (Förderpools) -> Personalentwicklung
  • Umschulung
  • Beförderung, Versetzung: öffnet aber meist woanders wieder ein Lücke
  • die Anordnung von Mehrarbeit (Überstunden), Anreiz durch höhere Vergütung, Boni, Erfolgsbeteiligung, nur zur Überbrückung von kurzfristigen Engpässen, da sonst Verlust von Motivation.

Sie gliedert sich in zwei Teilbereiche:

a) Bedarfsdeckung ohne Personalbewegung hat regelmäßig eine erhöhte Arbeitsbelastung zur Folge:

  • Anordnung von Überstunden
  • Strukturanpassungen (Aufbauorganisation) und Prozessregelungen (Ablauforganisation)
  • Durchführung größerer Rationalisierungsmaßnahmen
  • Personalentwicklung für einen Stelleninhaber

b) Bedarfsdeckung mit Personalbewegung hat regelmäßig eine Stellenneubesetzung zur Folge:


Informationsquellen für die internen Personalbeschaffung:

  • Personalakte
  • Personalkartei
  • MA-Befragung
  • Vorgesetztenbefragung
  • PE-Gespräch

Vorteile

  • Eröffnung von Aufstiegschancen
  • stärkere Bindung an den Betrieb, Vertrautheit
  • geringere Beschaffungskosten
  • gute Kenntnis der Qualifikation
  • Einhaltung des betrieblichen Lohnniveaus, da sich der Mitarbeiter am betrieblichen Lohnniveau orientiert
  • schnellere Stellenbesetzungsmöglichkeit (interne IT, Personalbeschaffungssysteme (PIS))
  • Einstiegsmöglichkeiten für Nachwuchskräfte werden frei
  • Erhöhung der Motivation der Mitarbeiter durch Aufstiegsmöglichkeiten
  • geringere Einarbeitungszeit
  • Stelle ist kurzfristig besetzbar

Nachteile

  • weniger Auswahlmöglichkeiten
  • Enttäuschung von Kollegen, bes. beim Aufrücken in Vorgesetztenpositionen, evtl. auch Spannungen und Rivalität (Neid bzw. Demotivation)
  • zu starke kollegiale Bindungen (Sachentscheidungen werden „kumpelhaft“)
  • Versetzung löst den Bedarf quantitativ nicht; die interne Rekrutierung zieht meistens eine Außenrekrutierung nach sich
  • auch kommen durch diese Methode kaum neue Arbeitskräfte in das Unternehmen
  • Förderung der sog. „Betriebsblindheit“
  • nachlassende Mitarbeiter-Aktivität wegen "Beförderungsautomatik"
  • Aus der Vergangenheit wird auf die Zukunft geschlossen, was besonders bei neuen Aufgabenfeldern nicht immer zutreffend ist.


2.2 Externe Personalbeschaffung

Bezeichnet eine Stellenausschreibung außerhalb des Unternehmens.
Das externe Personalmarketingbezieht sich auf "neu zu gewinnendes" Personal und lässt sich in passive (oder unmittelbare) und aktive (oder mittelbare) Personalbeschaffung unterscheiden:

a) Passive Personalbeschaffung
Sie erfolgt durch Personalwerbung mit der Zielsetzung der Bekanntmachung, so dass viele so genannte „Blindbewerbungen“ eingesendet werden (Mundpropaganda, PR und Reputation, Bekanntheit/Image des Unternemens).
Bei Notwendigkeit einer Nachbesetzung werden die Bewerber aus dem Pool zuerst herangezogen und zur Auswahl gestellt. Weitere Möglichkeiten ergeben sich aus der Nutzung des Arbeitsmarktservice (virtueller Stellenmarkt), des E-Recruiting über eigene Bewerberdatenbanken im World Wide Web oder des Personalleasing bzw. Zeitarbeit.

b) Aktive Personalbeschaffung
Sie greift bedarfsbezogen auf verschiedene Medien zurück. Neben zielgerichteter Werbung kommen interaktive Medien (Homepage) und Firmenvorstellungen in Betracht. Darüber hinaus können Mittler eingeschaltet werden:

  • Nutzung von Jobbörsen und Recruiting-Börsen
  • Beauftragung von Personalvermittlern bzw. Fallmanagern der Arbeitsagentur
    • verwaltet frei Stellen der U. und arbeitslos gemeldete MA
    • keine ausführlichen Bewerberprofile
    • viele "Lanzeitarbeitslose"
  • Jobangebote, private Personalvermittler
    • private Unternehmen als Spezialisten für Rekrutierung
    • häufig bei Führungskräften herangezogen, um Fehlbesetzungen zu vermeiden
    • Analysieren Aufgaben und zu erbringende Leistungen der Stelle, Grund der Stellenvakanz, gewünschter Eintrittstermin, Berufserfahrung, Entwicklungsmöglichkeiten
    • Führen Listen von branchenspezifischen Veröffentlichungen und Zeitungen zur Anzeigenschaltung
    • Erstellen Anforderungsprofil fachlich und persönlich
  • Abwerbungen, Headhunter
    • Externes Unternehmens sucht auf Arbeitsmarkt oder wirbt von anderen Unternehmen ab
    • Honorar bis zu 1 Jahresgehalt der Stelle
  • Artikel in Fachzeitschriften, Inserat Tageszeitung
  • Stellenausschreibung durch Annoncen (Internet, Zeitung, Rundfunk),
    beinhalten:
    • Vorstellung des Unternehmens
    • Beschreibung der Stelle
    • Beschreibung des Gesuchten
    • Angebot
    • Bitte um Unterlagen
  • Anforderungenan Stellenaanzeige
    • Zielgruppenorientierte Ansprache und Medienwahl
    • Fachexperten oder Spezialisten in branchenspezifischen Zeitschriften suchen
    • Durchführung von Erfolgskontrollen
  • Verschieden Möglichkeiten im Internet
    • Jobbereiche auf den Firmenhomepages
    • Jobbereiche auf Portalen der Printmedien (z.B. zeit.de)
    • Jobportale
  • Kontakte zu Bildungsträgern durch Informationsveranstaltungen ((Fach-) Hochschulen, IHKs, Berufsschulen, etc)
  • Firmenkontaktmessen an (Fach-) Hochschulen
  • Recruiting-Veranstaltungen, vornehmlich zur Rekrutierung von Berufsanfängern nach dem Studium (Hochaschul oder College-Recruiting)
  • Personalleasing
    • Arbeitnehmer unterschreibt einen Vertrag bei einer Personalleasingfirma und bezieht sein Gehalt von dieser
    • Die Personalleasingagentur verleiht den Arbeitnehmer an andere Firmen für einen begrenzten Zeitraum
    • Ausgleich für kurzfristig auftretende Schwankungen
  • ABM Massnahmen
  • Anbieten einer Interessanten Ausbildung / Studium / Trainee
  • Vergabe von Praktika & Diploma
  • Bewerbermanagement

Vorteile

  • großes Auswahlspektrum
  • Verminderung von Betriebsblindheit
  • Möglichkeiten des Qualifikationsvergleich interner und externer Mitarbeiter
  • geringe Fortbildungskosten (die Auswahl der zukünftigen Mitarbeiter erfolgt zugeschnitten auf die ausgeschriebene Stelle), die Ausbildungskosten tragen andere;
  • Vermeiden des Kettenreaktionseffekts (Neubesetzung der innerbetrieblich frei gewordenen Stelle)
  • Einbringen von neuen Impulsen in den Betrieb, Erfahrungen aus anderen Unternehmen, weniger Betriebsblindheit

Nachteile

  • Relativ höhere Beschaffungskosten durch Auswahl und Vergleich oder Einschaltung von Dienstleistern
  • Das Risiko einer Fehlbesetzung ist höher als bei der internen Personalbeschaffung
  • Es können bei neuen Mitarbeitern Eingliederungsschwierigkeiten auftreten
  • Gefahr, dass der Bewerber die Erwartungen nicht erfüllt
  • Die Gehälter von Neueinsteigern sind häufig höher als die interner Kandidaten
  • Möglicher Motivationsverlust eigener Mitarbeiter

(Quelle: nach  Wikipedia )



2.3  Personalauswahl

Unter Personalauswahl versteht man die Aktivitäten eines Unternehmens bzgl. Personalbeschaffung.

  • Information des Betriebsrates
  • Musskriterien der Stelle (Anforderungsprofil)
    • Erforderliche Ausbildung
    • Erforderliche Berufserfahrung
    • Besondere Kenntnisse und Fähigkeiten
    • Zusatzqualifikationen
    • Besindere Anforderungen an Persönlichkeit
  • Abstimmung mit Abteilung


Verfahren der Personalauswahl

  • Intern oder extern
  • Anzeige schalten 
  • Unternehmensinterne Bekanntmachungen
  • Zeitraum der Maßnahme bekannt geben 
  • Eingang der Unterlagen
  • Vorauswahl: Prüfung auf Musskriterien
  • Benachrichtigung über Eingang der Unterlagen
  • Auswahlverfahren (evtl. Fachabteilungen fragen)
  • Zwischenbescheide geben
  • Absagen an nicht berücksichtigte Bewerber
  • Einladung(en) zu persönlichem Gespräch
  • Persönliches Gespräch führen
  • Entscheidung
  • Absagen an die, die es nicht geschafft haben zu überzeugen
  • Zusagen an die Bewerber, für die man sich entschlossen hat.
  • Arbeitsvertrag vorbereiten und schlißen
  • Vorbereitung des Arbeitsplatzes
  • Einarbeitungsplan erstellen

Zur Beurteilung von Personen oder Arbeitsbedingungen im Auswahlverfahren werden verschiedene eignungsdiagnostische Verfahren angewendet. Die meist verwendeten Verfahren sind:

  • Auswertung von Bewerbungsunterlagen und Lebenslaufanalysen
  • Referenzanalysen
  • Auswahlgespräche und Bewerberinterviews
  • Personalfragebögen
  • Biographische Fragebögen
  • Individuelle Testverfahren
  • Gruppendiskussion
  • Assessment Center
  • Eignungstest
  • Einstellungstest
  • Integrietätstest
  • Persönlichkeitstest
  • Psychologische Testverfahren mit individuellen Prüfvariablen

Zu den methodischen Zugängen zu diesen Verfahren zählen die Befragung, Beobachtung und Testung beispielsweise im Rahmen von Assessment Center, psychologischen Testverfahren, Fragebögen, Interviews, Dokumentenanalysen und Arbeitsproben.  (Quelle:Wikipedia )


Analyse der Bewerbungsunterlagen

  • Inhalt
    • Anschreiben
    • LebenslaufZeugnisse
    • aktuelles Foto
    • Evtl. dritte Seite mit persönlichen Informationen
    • Evtl. Arbeitsproben oder Referenzen
  • Bewertung der Unterlagen
    • Allg. Erscheinungsbild, Layout, Computererstellt, ...
    • Bewerbungsfoto (Sympathie erzeugen)
    • Lebenslauf tabellarisch und kurz (2 Seiten)
  • Anschreiben
    • Erster Aufschluss über Bewerber
    • Sprachstil, Wortschatz, Satzbau, Sprachmuster
  • Nicht zu viel Schlussfolgerungen daraus ziehen
    • Kann man abschreiben


Lebenslauf

  • Inhalt
    • Vorname, Nachname
    • Geburtsdatum, Geburtsort
    • Familienstand
    • Staatsangehörigkeit
    • Berufserfahrung, rückwärtschronologisch
    • Getrennt Schulausbildung, Berufsausbildung
    • Sonstige Tätigkeiten, Sprachen, EDV
    • Zusatzqualifikationen
    • Hobbies, sonst. Aktivitäten
    • Einblick in Qualifikationen über Erfahrung
    • Soziodemografische Daten (Alter, Familienstand)
  • Interpretationsmöglichkeit
    • Zielstrebigkeit
    • persönliche Entwicklung
    • Qualifikationen, berufliche Erfahrungen und Fähigkeiten
    • Soziodemographische Daten
  • Bewerbungsfoto
    • Augen, Farben, Mimik
    • Bilder sagen mehr als tausend Worte
  • Personalfragebogen
    • Standardisierte Form von Informationen zu bestimmten Aspekten
    • Wirtschaftlich effizient erfassen
    • Nur für bestimmte Berufsfelder geeignet
    • Interne Bewerbungen: übersichtliche Darstellung
    • Je individueller das Stellenprofil desto weniger geeignet ist der Personalfragebogen
  • Zeugnisse
    • Nur bedingt Auskunft über persönliches Profil
    • Noten geben nur Auskunft, dass Lerninhalte in bestimmter Frist angeeignet wurden.
    • Auskunft über Aktualität der Maßnahme
    • Reputation der Bildungseinrichtung
    • Schwerpunkte geben Aufschluss über Neigungen
  • Arbeitszeugnisse
    • Hohe Relevanz
    • BGB §630, HGB§73, GewO§113, BBiG§8
    • Recht auf AZ §630BGB, §109GewO
    • Inhalt: Name, Vorname, Geb. Datum, Geb. Ort, Beruf, Titel, Art und Dauer der Beschäftigung, Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Ort, Datum, Unterschrift
    • Einfache Arbeitszeugnisse - qualifizierte Arbeitszeugnisse mit Leistungsbewertung


Bewerbungsgespräch

  • Vorbereitung
    • Informationen zusammentragen
    • Räumlichkeiten klären
    • Teilnehmende informieren
    • Weitere betroffene Personen informieren (Sekretärin)
    • Informationen zusammenstellen
    • Checklisten um Gesprächsinformationen zusammenstellen
    • Für angenehme Atmosphäre sorgen
  • Funktion des Bewerbungsgesprächs
    • Für Bewerbende: Eindruck vom Unternehmen und von der Aufgabe
    • Für das Unternehmen: Eindruck von der Person (persönlich und fachlich)
  • Verlauf des Bewerbungsgespräches
    • Einleitung, Begrüßung, Small Talk, Atmosphäre
    • Vorstellung des Unternehmens
    • Vorstellung der bewerbenden Person, Präsentation, Rückfragen zum Lebenslauf und Anschreiben
    • Fragen (Fachfragen, Stressfragen) Ziel: Prüfung von Motivation, Einstellung, Selbstbewusstsein
    • Positionsbeschreibung: detaillierte Beschreibung der Position, Aufgaben, Umfeld, Kompetenz, etc.
    • Rückfragen
    • Fazit: Gespräch zusammenfassen, weiteres Vorgehen
  • Fragetechniken im Interview
    • Fast immer mangelhafte Kommunikation auf beiden Seiten
    • Fragetrichter: vom Allgemeinen zum Spezifischen
    • Nach "Wozu" und "mit welchem Ziel" fragen.

 
Eignungstest

Eignung ist die  Fähigkeit, eine bestimmte Aufgabe erfolgreich zu bewältigen.
Erfüllung von Merkmalen der Qualifikation
Tests sind wissenschaftliche Verfahren zur Eignungsdiagnostik

  • Voraussetzung für Aussagefähigkeit
    • Aufgabe muss typisch sein
    • Wiederholbares Verfahren
    • Reliabilität (Zuverlässigkeit z.B. nach 10 Wiederholungen)
    • Validität (Messung ist geeignet das zu Messende zu erfassen)
  • Fähigkeitstests
    • Aufmerksamkeit
    • Konzentration
    • Intelligenz
    • Spezielle Begabung
  • Persönlichkeitstests
    • Interesse
    • Werte
    • Neigungen
    • Verhaltensmuster
    • persönlich Eigenschaften


Assessment Center

Ist ein Auswahlverfahren, das gruppenweise durchgeführt wird.

  • Mehrere Beobachter, mehrere Kandidaten, Dauer: 1-3 Tage
  • Durchführung von Übungen
  • Entwicklung betriebsspezifischer Übungen anhand persönlicher Profile
  • Übungen:
    • Gruppendiskussion
    • Gruppen- oder Einzelpräsentation
    • Einzelinterview
    • Brainstorming
    • Spiele, Rollenspiele
    • Tests
    • Postkorbübungen
  • Entscheidung über Auswahl
    • Schriftlich oder persönlich


2.4  Personaleinsatz

Der Personaleinsatz ist in zeitpunktbezogenerSicht die Zuordnung des Personals zu den verfügbaren Stellen oder Arbeitsplätzen eines Unternehmens in qualitativer, quantitativer, zeitlicher und örtlicher Hinsicht. Persönliche Fähigkeiten werden mit den Anforderungen der Stelle verglichen.

In zeitraumorientierter Sichtweise kann von den Phasen des personalen Zugangs, des Haupteinsatzes und des Abgangs gesprochen werden. Der Prozess des Personaleinsatzes umfasst also folgende Stufen:

• Den Personalzugang als erster Phase des Personaleinsatzes, die mit der Probezeit beginnt und mit dieser endet. In dieser Stufe erfolgt die Einweisung und Einarbeitung des Personals durch die sogenannte Vier-Stufen-Methode, die aus den Stufen der Vorbereitung, des Vormachens, des Nachmachens und des Übens besteht.

• Den Personalhaupteinsatz als zentraler Phase des Personaleinsatzes, in welcher das betriebliche Personal nach Ablauf der Probezeit seine Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft zeigen muss. Die Haupteinsatzphase kann viele Jahre umfassen, aber auch relativ schnell beendet sein.

• Den Personalabgang als letzte Phase des Personaleinsatzes. Sie kann beispielsweise durch Pensionierung, Vertragsablauf, Kündigung des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers ausgelöst werden. Die Länge der Abgangsphase hängt vom Anlass des Personalabgangs ab. Der Arbeitgeber kann aus unterschiedlichen Gründen die Personalfreisetzung einleiten.


Der Personaleinsatzprozess schließt sich dem Prozess der Personalbeschaffung an und wird von der Phase der Personalwirtschaftskontrolle begleitet, die darüber hinaus den bereichsbezogenen Personalprozess abschließt. (Quelle:Wikipedia )

 

Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil ergibt Qualifikationsprofil!

Stellenbeschreibung
Darstellung aller wesentlichen Merkmale einer Stelle mit standardisierten Formulierungen unter Berücksichtigung:

  • Ziele, die zu erfüllen sind
  • Aufgaben, die wahr zu nehmen sind
  • Befugnisse des Stelleninhabers
  • Wertigkeit der Stelle, Einordnung in das Gesamtgefüge


Stellenbeschreibungen sind wichtig für:

  • Personalplanung
  • Personaleinsatz
  • Personalentwicklung
  • Leistungsbeurteilung
  • Lohn, Gehalt


Inhalt der Stellenbeschreibung

  • Stellenbezeichnung
  • Einordnen der Stelle in die Unternehmensorganisation
  • Stellenaufgaben
  • Stellenziele
  • Stellenbefugnisse und Verantwortung
  • Stellenvertretungen
  • Sachlich-organisatorische Angaben, z.B. Unterschriften zur Legitimation der Stellenbeschreibung


Anforderungsprofil

Ergänzt die Stellenbeschreibung durch Anforderungsarten und -merkmale.
Ist Bindeglied zw. Stellenbeschreibung und Qualifikationsprofil.

Anforderungskriterien

  • Fachliche Anforderungen
    • Fachwissen
    • Fachkönnen
  • Persönliche Anforderungen
    • Führungsverhalten
    • Belastbarkeit
    • Leistungsbereitschaft
    • Eigenständigkeit
    • Flexibilität
    • Kommunikationsfähigkeit
    • Systematischen Denken und Handeln
    • Untemehmerisches Denken
    • Teamfähigkeit
    • Verhandlungsgeschick
    • Lembereitschaft
  • Anforderungsprofil: Persönlichkeit, Fremdwahrnehmung
  • Bewerberprofil:  Selbstkonzept, Eigenwahrnehmung
  • Profiling - Methoden
  • Stärken - Schwächen - Spiegel
  • Fünf - Faktoren Methode (big five)
    • N- Faktor: Neurotizismus (emotionale Stabilität, Instabilität)
    • E-Faktor: Extraversion (Geselligkeit)
    • O-Faktor: Offenheit
    • V-Faktor: Verträglichkeit (Durchsetzungsstärke)
    • G-Faktor: Gewissenhaftigkeit

 



2.5 Maßnahmen der Personalbindung mit Personalerhaltung

  • Anreizpolitik oder betriebliche Sozialpolitik
  • Mitarbeiter - Beteiligung: engere Bindungen, zusätzliches Einkommen, Motivation, unternehmerisches Denken
    • Leistungsbeteiligung
    • Ertragsbeteiligung
    • Gewinnbeteiligung
    • Cafeteriasystem: Auswahl von:
      • Sachleistungen: Auto, Wohnung, etc.
      • Versicherungleistungen
      • Freizeit
      • Darlehen
  • Weitere Bindungsmaßnahmen
    • Motivationale Maßnahmen: Einarbeitung, Förderung, Weiterbildung, Entwicklung
    • Leistungsmaßnahmen: Entgelt, Sozialmaßnahmen, Zusatzleistungen
    • Kulturmaßnahmen: Tag der offenen Tür, Kulturveranstaltungen, Sport, gemeinsame Unternehmungen