CITSM Personalwesen

1. Personalplanung

Die Personalplanung umfasst alle Handlungen welche Entscheidungen über zukünftiger Verwendung von Personal sowie Vorbereitung und Kontrolle dieser Entscheidungen zum Gegenstand haben. Dabei müssen die Quantität und Qualität der Mitarbeiter ebenso Berücksichtigung finden wie die Einhaltung von Kostenplänen und geplanten Kostenverläufen. Die Personalplanung optimiert die Verfügbarkeit der MA und die Wirksamkeit ihres Einsatzes mit dem Ziel der optimalen Auslastung der betrieblichen Kapazität.
Wesentliche Teilbereiche der Personalplanung sind Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung und -Entwicklung und Personaleinsatzplanung. Aber auch Personalfreisetzungsplanung ist ein (unangenehmer) Teil der Personalplanung.

Inhalt Kurzskript Personalwesen

Einführung - Grundlagen und Begriffsbestimmungen
Kapitel 1 - Personalplanung
Kapitel 2 - Personalmarketing
Kapitel 3 - Personalentwicklung (PE)
Kapitel 4 - Betriebliche Ausbildung
Kapitel 5 - Fortbildung, Karriereplanung und Arbeitsorganisation



Ziele und Aufgaben der Personalplanung:
- Optimale Auslastung der betrieblichen Kapazität
- Optimale Erfüllung der Aufgabe in quantitativer wie auch in qualitativer Hinsicht.
- Verwendung des Personals zum richtige Zeitpunkt an richtiger Stelle
- Rechtzeitige Reaktion auf zukünftige Anforderungen
- Verbesserung des Arbeitseinsatzes, Einhaltung von Kostenplänen und Kostenverläufen


Arten der Personalplanung (Individual-, Kollektivplanung):

Kollektivplanung
- Personalbedarfsplanung: Sie ermittelt den zur Erfüllung der Unternehmensaufgaben erforderlichen Personalbedarf sowie die zukünftig zu erwartende Überdeckung, Deckung bzw. Unterdeckung in quantitativer, qualitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht.
- Personalbeschaffungsplanung: Diese legt fest, wie viele Personen auf internen und externen Arbeitsmärkten unter Nutzung bestimmter Beschaffungswege und -mittel bis zum Planungshorizont beschafft werden sollen.
- Personalentwicklungsplanung: Sie legt fest, bei welchen Personen bis zum Planungshorizont fachliche, methodische und soziale Qualifikationen weiterentwickelt werden sollen und wie dies zu geschehen hat.
- Personaleinsatzplanung: Sie legt fest, welche Personen vakanten Stellen zugeordnet werden sollen. Dabei sollen Anforderungen und Fähigkeiten möglichst gut übereinstimmen
- Personalfreisetzungsplanung:Diese legt aufgrund des negativen Saldos aus Bedarf und Bestand fest, wie viele Personen ihre Stelle verlieren und was mit diesen Personen zu geschehen hat.
- Personalkostenplanung: Sie plant die Kosten, die für das Personal aufgewendet werden müssen.

Individualplanung
- Ausbildungsplanung
- Fortbildungsplanung
- Umschulungsplanung
- Einsatzplanung
- Laufbahnplanung
- Nachfolgeplanung
- Besetzungsplanung

Dabei zu bewältigende Grundprobleme

  • PP ist abhängig von anderen Unternehmensplänen
  • PP beeinflusst andere Unternehmenspläne
  • Handeln unter Ungewissheit, da zu grossem Teil auf Prognosen basierend
  • Viele externe Faktoren und Bedingungen müssen berücksichtigt werden
    • Betriebs-Verfassungsgesetz (BetrVG),
    • Tarife,
    • Arbeitszeit-Gesetze,
    • Arbeitnehmervertretung (AV),
    • Personalstruktur,
    • Aufbau-Ablauforganisation,
    • Fluktuation, Fehlzeiten


PERSONALBEDARFSPLANUNG
Mit Hilfe der Methoden Personalbedarfsplanung wird abgeschätzt, wie groß der Personalbedarf eines Betriebs in der Zukunft sein wird.
Der Personalbedarf wird qualitativ und quantitativ geplant.
Der Bedarf in der gewünschten Anzahl, zur gewünschten Zeit am gewünschten Ort und – besonders wichtig – mit den erforderlichen Qualifikationen ist zu ermitteln.

Bei einer Planung nach Qualität werden die in Zukunft (kurz-, mittel- oder langfristig) bzw. bis zum Planungshorizont notwendigen Qualifikationen/Fähigkeitsprofile ermittelt. Die Qualifikationen und Stellentypen werden hierzu meist in Kategorien gebündelt. Die Stellenbeschreibung dient schließlich der qualitativen Beschreibung des Bedarfs.

Zur Berechnung des quantitativen Personalbedarfs dient der Abgleich zwischen vorhandenen Kapazitäten mit dem konkreten Bedarf unter Zuhilfenahme der Kennzahlmethode bzw. der Stellenplanmethode.

Bei der Planung der Quantität werden, meistens zu statistischen Zwecken, Köpfe gezählt. Hierzu kann man folgende Formel anwenden:   Zukünftiger Personal-Bestand = aktueller Bestand + Zugänge - Abgänge (Bz = Ba + Z - A).

Bei der Planung der Quantität wird häufig auf die Rechnung in Manntagen bzw. FTEs (Full Time Equivalent) zurückgegriffen.

Die Personalbedarfsplanung beinhaltet demnach eine zeitliche und eine lokale Komponente. Die zeitliche Komponente zeigt, bis zu welchem Planungshorizont welche Bedarfsprognosen gemacht werden können und die lokale Komponente erfasst das Arbeitsvolumen vor Ort.

Bedarfsarten
Entsprechend der Zielsetzung der Personalplanung unterscheidet man:

  1. Ersatzbedarf, d.h. der durch ausscheidende Mitarbeiter verursachte Bedarf (Gründe können sein: Tod, Invalidität, Pensionierung, Kündigung durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber);
  2. Neubedarf (Erweiterungsbedarf), d.h. der über den augenblicklichen Personalbestand hinausgehende (zusätzliche) Personalbedarf (Gründe sind: Erhöhung der Betriebskapazität, Arbeitszeitverkürzungen, Hochkonjunktur);
  3. Minderbedarf (Personaleinschränkung), d.h. Rückgang des Personalbedarfs (Gründe sind: Rationalisierungsmaßnahmen, Strukturkrisen, Rezession)
  4. Reservebedarf, Abrufbereites Personal ("Rufbereitschaft" bei Feuerwehr, zusätzlich zum Stammpersonal kann in Notsituationen noch ein weiterer Personalstamm abgerufen werden)
  5. Zusatzbedarf, kurzfristiges zusätzliches Personal (Gründe sind z.B. saisonale Konjunkturschwankungen wie z.B. die Weinernte im Herbst)
  6. Freistellungsbedarf, Personalüberschuss, der aus verschiedenen Gründen abgebaut werden muss, z.B. bei Absatzschwierigkeiten, bei Produktionseinschränkungen, Betriebsstilllegungen, Schließung von Betriebsteilen und Filialen, bei Rationalisierungsinvestitionen.  (Quelle: nach Wikipedia )

Vergleichstypen der Personalbedarfsermittlung

  • Zeitvergleich: vgl. Planungszeitpunkt - Planungshorizont
    (kurzfristig: < 1 Jahr / mittelfristig: 1-3 Jahre / langfristig: > 3 Jahre)
  • SOLL/IST Vergleich: Status-Quo (=Ist) wird vgl. mit zukünftigem Planungsbedarf (=Soll)


Methoden der quantitativen Personalbedarfsermittlung

  • Vergandgenheitsorientiert: Trend-, Analogie-, Regressions-Methode, Korrelationsrechnung, ökonomisches Modell, Kennzahlenmethode
  • Zukunftsorientierte Methode: Expertenbefragung, Delphi-Methode (Orakel), Szenariotechnik
  • Wichtig: Wahl des geeigneten Schätzverfahrens
    Z.B. Kennzahlenmethode:
    Berechnung des Personalbedarfs mit Kennzahlenmethode
        o Globales Verfahren:
            - 106 Mio. Umsatz / 530 MA = 200.000/MA
            - 118 Mio. Umsatz ? 594 MA
        o Differenziertes Verfahren:
             - 1 MA betreut 400 MA ? 280 zusätzliche MA ? 0.7 MA Personalbetreuung

Personalbemessung
Personalbedarf = (ArbeitsMenge x Zeitbedarf pro Menge) / Durchschnittl. A-Zeit pro MA


PERSONALBESCHAFFUNGSPLANUNG
Bevor die Personalbeschaffung (auch personalmarketing bezeichnet) geplant werden kann, muss der Personalbedarf wie in obigem Absatz beschrieben ermittelt werden.
Die Beschaffung des geplanten Bedarfes kann in zwei wesentliche Bereiche unterteilt werden, die interne Personalbeschaffung und externe Personalbeschaffung.

Dem Personalmarketing ist Kapitel 2 diese Kurzskriptes gewidmet.


PERSONALENTWICKLUNGSPLANUNG
Eine enge Begriffsfassungen begrenzt Personalentwicklung inhaltlich auf die Aus- und Weiterbildung. Weiter gefasste Definitionen stellen auch die Förderung der Unternehmensentwicklung durch zielgerichtete Gestaltung von Lern-, Entwicklungs- und Veränderungsprozessen in den Bereich betrieblicher Personalentwicklung und überschneiden sich mit einzelnen Elementen der Organisationsentwicklung.

Obwohl man davon ausgehen kann, dass Lernen im Unternehmen immer wichtiger wird, schwindet dennoch die Bedeutung der breiten Personalentwicklung als Funktion oder Abteilung in Unternehmen, da ein relatives Überangebot von Fachkompetenzen am Arbeitsmarkt in Verbindung mit kurzfristigen Rationalisierungsmöglichkeiten durch Freisetzung oftmals einen wesentlich größeren Beitrag zu betrieblich geplanter Kostenoptimierung erwarten lassen, als der relativ teure und langwierige Aufbau von Fach- und Schlüsselkompetenzen. Dem gegenüber gewinnt die hoch spezialisierte Personalentwicklung von Führungskräften und Mitarbeitern mit Kundenkontakt neben der rein fachlich notwendigen Basisarbeit zur Bedienung von Werkzeug und Software gegenwärtig weiter an Bedeutung.

Kapitel 3 diese Skriptes faßt die wichtigsten Aspekte zum Thema Personalentwicklung (PE) zusammen.


PERSONALEINSATZPLANUNG
Die Personaleinsatzplanung stellt den Personalbedarf (Stellen) und Personalbestand (z.B. pro Abteilung), passend zu ihrem Fähigkeitsprofil und dem Anforderungsprofil der Stelle, gegenüber. Das Ergebnis daraus ist ein Personalüberhang oder aber ein Personaldefizit.

Die Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist dann die Verteilung der gegenwärtigen Mitarbeiter auf die verschiedenen Arbeitsplätze unter Berücksichtigung der quantitativen, zeitlichen und örtlichen Erfordernisse des Betriebes und der Interessen und Neigungen der Mitarbeiter.

Davon zu unterscheiden ist die Personaldisposition, die den kurzfristigen (täglichen oder stündlichen) Ausgleich zwischen Soll- und Ist-Personal herstellen soll.

Neuere Ansätze verstehen die Personaleinsatzplanung als ein strategisches Instrument zur Optimierung betriebswirtschaftlicher Abläufe in Unternehmen und Behörden. Eine zentrale Rolle kommt dabei der Flexibilisierung von Arbeitszeiten zu, so dass Sie sich mit einem schwankenden Personalbedarf synchronisieren lassen. Da diese Fragestellungen des Arbeitszeitmanagements eng mit weiterführenden betriebswirtschaftlichen Problemstellungen verbunden sind, wie etwa einer schwankenden Auftragslage oder auch arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen, binden moderne Ansätze die Personaleinsatzplanung in einen größeren Kontext mit ein. Unter dem Schlagwort Workforce Productivity werden Methoden diskutiert, wie sich Prozesse der Personaleinsatzplanung mit anderen Verwaltungs- und Managementaufgaben, beispielsweise in den Bereichen Auftragsplanung oder auch Gebäudesicherheit, effizient verknüpfen lassen. (nach Wikipedia )

Bekannte Arbeitszeitmodelle

  • Teilzeit
  • Jobsharing: Jobsplitting, Jobpairing
  • Gleitzeit
  • Schichtarbeit, rollierende Systeme


PERSONALFREISETZUNGSPLANUNG
Die Personalfreisetzungumfasst alle Maßnahmen, mit denen Personal abgebaut wird.

Die Maßnahmen hierzu werden in der Regel mit Mitteln aus Steuergeldern so sozialverträglich wie möglich gestaltet bzw. nach Wegen gesucht, wie bei betriebsbedingten Kündigungen (Entlassungen) Härtefälle vermieden werden können. Beispiele hierfür sind die Frühverrentung älterer Arbeitnehmer oder der besondere Schutz von Arbeitnehmern mit Kindern.

Ursachen für eine Personalfreisetzung bzw. für gezielten Personalabbau können u. a. sein:

  • erwartete (kurzfristige) Steigerung des Unternehmensgewinns
  • konjunkturelle Entwicklung, Absatz- und Produktionsrückgang
  • strukturelle Veränderungen, Standortverlegung, Reorganisation, Betriebsstillegung, Unternehmenszusammenschluss
  • saisonale Gründe
  • Rationalisierungseffekte z.B. Mechanisierung und Automation
  • Fehleinschätzungen des Managements
  • insbesondere bei börsennotierten Unternehmen oder Übernahmekandidaten angestrebte (kurzfristige) Wertsteigerungen

Personalfreisetzung ist jedoch kein Synonym für betriebsbedingte Kündigung. Alternative Möglichkeiten der Personalfreisetzung stellen innerbetriebliche Versetzung, Maßnahmen der Personalentwicklung (Weiterbildung, Umschulung) sowie Verkürzung der Arbeitszeiten (Urlaubsplanung, Kurzarbeit) dar. (Quelle: Wikipedia )


PERSONALKOSTENPLANUNG
Personalkosten
bestehen aus den Kosten für Gehälter und Löhne, die als Lohnkosten bezeichnet werden. Zudem aus den Kosten für soziale Aufwendungen, sowie aus den Personalnebenkosten wie zum Beispiel Entgeltfortzahlungen oder Fortbildungsmaßnahmen. Personalkosten beziehen sich außerdem immer auf einen Arbeitnehmer und einen bestimmten Zeitraum.

Zu den Personalkosten gehören Zahlungen von Versicherungsbeiträgen an Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- oder Unfallkassen. Diese Kosten werden meist geteilt, wobei nur der Anteil, den der Arbeitgeber zu zahlen hat, den Personalkosten angerechnet wird.

In Dienstleistungsbereichen machen Personalkosten üblicherweise 80 Prozent der Kosten aus. Häufig sind Personalkosten kurzfristig kaum zu beeinflussen, weshalb Personalkosten bei der Planung von Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. (Quelle: Wikipedia )

Abstimmung Personalplanung mit Kostenplanung

  • Aufstellung der Personalkostenstruktur
  • Ableitung zukünftiger Personalkosten aus Personalbedarfsplanung und Stellenbewertung